SII – Vales Transbank válidos como boletas de venta

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De acuerdo con la Resolución Exenta n° 5 del SII de fecha 22 de Enero del 2015, desde el 01 de febrero del 2015 los comprobantes o recibos de pago de las tarjetas de débito y crédito (emitidos por las máquinas Transbank) tienen validez como Boleta de ventas y servicios.

Ventas

La información más relevante sobre esta ley desde nuestro punto de vista, y la forma de operar en Sigue® para dar cumplimiento a las disposiciones legales y optimizar el uso de los recursos.

¿Quiénes no se ven afectados y quiénes si?

Este cambio legal afecta solo a los contribuyentes que emiten boletas tradicionales (en talonarios o en formulario continuo), no aplica para quienes emiten Boletas Electrónicas ni Boletas Fiscales, tampoco para quienes usan otros dispositivos autorizado por el SII para emitir vales en reemplazo de Boletas de ventas y servicios, tales como máquinas registradoras.

No afecta a los pagos con tarjeta vía Internet, como webPay, PayPal y  similares; sólo afecta cuando el pago se hace mediante un terminal de tarjetas en el punto de venta.

No incluye las ventas exentas de IVA, de modo que si el cliente cancela con tarjeta mediante el terminal de tarjetas, los productos y servicios exentos deben incluirse aparte en una boleta exenta.

No incluye las ventas con factura, de ningún tipo, aunque estas sean pagadas con este medio electrónico.

¿En qué consiste el cambio legal?

En términos simples, la Resolución sustituye las Boletas de ventas por el vale de la máquina Transbank (u otras si hubieran otros proveedores); es decir, si el cliente paga con tarjeta de débito o crédito ya no debe emitirse una boleta de venta.

Si el contribuyente se equivoca, y emite Boleta además del vale de la tarjeta de crédito o débito, corresponde anular la Boleta de venta. Si no puede anular la boleta por no disponer del original, puede emitir nota de crédito o nota de crédito electrónica.

Todos los días debe imprimir el resumen del terminal de tarjetas, pues es su respaldo tributario de la información de ventas diaria con este medio de pago.

En el Libro de Ventas mensual se totalizan estos resúmenes diarios, como se hace con las boletas, aunque aparte, porque son dos documentos diferentes.

La resolución también establece que los contribuyentes obligados a operar de esta forma, deben tener disponible una copia de la misma, impresa o digital (la puede bajar aquí) y a la vista un ejemplar del extracto (lo puede bajar aquí). El SII también creó un afiche para apoyar el funcionamiento (lo puede bajar aquí).

Control de Inventario y Garantías

Un asunto no considerado por esta ley, ya que los vales de Transbank no detallan lo vendido, por lo tanto el cliente no puede justificar que el producto efectivamente fue adquirido con ese vale. Además, los inventarios no son rebajados, ya que el vale de la máquina de tarjetas no considera el detalle, y para el caso, tampoco existe comunicación con el stock que controla el ERP.

Sigue® contempla la emisión de un documento de venta con validez interna que podemos llamar ‘Vale Pago Electrónico Empresa’ en el que se pueden detallar todos los productos y servicios, como si se tratara de una boleta de venta.

El folio o número de este documento debería ser configurado para que se genere en forma automática por el ERP, apoyando el adecuado control y la auditoría de correlativos.

En los documentos relacionados de este documento interno de venta se puede incluir el tipo (mismo código que usa el ERP para Vale Pago Electrónico Empresa) y el número (número de Operación, que viene claramente impreso) del vale o recibo de pago emitido por el terminal de tarjetas.

Cuando el cliente solicite una garantía o devolución, lo hará presentando su copia del vale. Se puede encontrar el documento interno de venta mediante el número de operación de ese vale, ya que se relacionó inicialmente. Naturalmente, según se haya generado, se pueden usar las formas habituales de búsqueda.

El inventario será correctamente rebajado al momento de la venta, en base a este documento interno que registrará los códigos y cantidades de los ítems, con sus bodegas. Lo que además genera la importante información estadística y de relaciones para todas las entidades.

Se pueden imprimir copias del documento interno de venta emitido, para el cliente si lo solicita, y quizás para archivar junto al vale o recibo de pago del terminal de tarjetas, sobre todo considerando que los vales de Transbank están impresos en papel térmico que dura poco tiempo.

Control del Precio de Venta, Márgenes y Utilidades

Sigue®, además del control de inventario y de las estadísticas, permite mantener un completo control del precio de venta y de los márgenes y utilidades de cada negocio y de las entidades involucradas; lo que entre otros datos, se basa en los códigos, cantidades y precios de los productos o servicios vendidos.

También es un tema no considerado por esta la ley, y que por lo mismo, se puede resolver aprovechando los recursos del ERP.

Si un cliente desea combinar el pago con tarjeta con otras formas de pago como efectivo o cheques (ante lo cual esta ley obliga a emitir la boleta solo por el monto equivalente a esas otras formas, ya que el comprobante de pago de la tarjeta representa al monto restante), se puede elegir una de las siguientes opciones a fin de mantener la veracidad de la información:

1) Separar las mercaderías y servicios en ambos documentos, boleta de venta y documento interno de venta, de tal forma que los valores cuadren.

2) Incluir todo los ítems en la boleta de venta; agregando uno más de ajuste de precios (que puede incluir en su descripción el número de terminal y de operación del recibo de la tarjeta), con un monto negativo equivalente al valor pagado con la tarjeta (que a su vez es el monto por el cual se emitiría el documento interno de venta con un ítem genérico para ello). Así, el valor final de la boleta será el correcto y este más el del vale sumarán el total de la venta.

3) Emitir factura, especialmente en casos en que se trata de documentación de servicios y similares donde usualmente la manipulación de los detalles tiene más restricciones.

4) Cambiarse a Boletas Fiscales de Sigue®

5) Cambiarse a Boletas Electrónicas de Sigue®

Libro de ventas. Evitar pago duplicado de IVA si se emiten facturas, boletas exentas u otros

Partimos de la base de respetar el principio de emitir los documentos internos de venta o Vale Pago Electrónico Empresa, solo cuando corresponda; es decir, solo para venta de ítems afectos, pagados en su totalidad con tarjetas de crédito o débito mediante el terminal de tarjetas, donde además no se emite factura ya que hubiera correspondido emitir una boleta de venta.

El resumen diario del terminal de tarjetas, debido a que no contempla diferenciar o consultar por el tipo de documento que origina la transacción, incluye todos los pagos que recibe, lo que generaría un error en el resumen del libro de ventas. Por ello esta ley establece que el final de cada jornada se debe realizar la diferenciación en forma manual y hacer los registros manuales necesarios en esos resúmenes.

Sigue® en su informe de caja diaria separa los documentos y movimientos, lo que permite conocer cada día el monto total de venta efectuada con estos comprobantes internos de venta, que bajo el principio asumido, son las ventas por las que no se emitió boleta y cuyo pago se efectuó con el terminal de tarjetas en el punto de venta. Puede usar esa información para facilitar el registro manual exigido por la ley.

En el Libro de Ventas para imprimir y electrónico, permite incluir automáticamente estos documentos internos de venta con su código tributario correspondiente que los valida para este propósito, y de la forma resumida y separada que establece la ley.

Estos registros, además de ser automáticos porque no requieren ser creados sino que los lee el ERP desde el módulo de ventas, son exactos y resuelven la necesidad de cuadrarlos.

Informes y otros

Estos documentos internos de venta serán incluidos en los informes de venta y otros, según corresponda.


Compras

Este es el procedimiento que hemos definido para las compras que se reciben con vales o recibos de pago de terminales de tarjetas.

Ingreso de las compras efectuadas

Ingresarlas con el tipo de Documento creado para ello, y que hemos nombrado ‘Vale Pago Electrónico Proveedor’.

En el número o folio del documento usar el Número de Operación del vale. Con esto el vale o recibo de pago queda identificado para futuras referencias.

La forma de pago será la tarjeta correspondiente, en la forma adecuada. Especificar los detalles del modo usual, lo que permite reconocer la tarjeta con la cual se pagó.

Impresión del Documento

El vale o recibo de pago emitido por el terminal de tarjetas del proveedor, no especifica los productos, ni las unidades, ni otros datos relevantes.

Se comprende que los encargados de digitar la información en el ERP exigirán saber qué se compró, cuántas unidades, a qué precio, y su propósito; para contar con los datos necesarios para un adecuado ingreso de la compra.

Sigue® cuenta con la posibilidad de imprimir un documento o comprobante o de generar un PDF de estas compras, como si se tratara de documentos emitidos. Estos pueden archivarse para contar con la información detallada que el recibo de la tarjeta no incluye, información que se encuentra en la base de datos para consultas y referencias.

Los informes

En los informes estadísticos y de análisis de información, estas compras se incluyen donde corresponde.

El módulo de apoyo a la contabilidad los incluye en el libro de gastos.

Control de Inventario e información base

Para controlar adecuadamente el inventario y el precio de costo promedio ponderado (PCPP), si no se compra con factura, la opción más adecuada es no mezclar pagos con tarjetas con otras formas de pago, para que el proveedor emita solo la boleta o solo el vale del terminal de tarjetas, o al menos para que se puedan separar los productos o servicios con sus valores correctos, facilitando su posterior ingreso.

Notas

Las compras para la empresa deben hacerse con factura. La compra con boletas, y en este caso con recibos de pago de terminales de tarjetas, son excepciones.


Written By José A. Concha Leiva

2 Comments on “SII – Vales Transbank válidos como boletas de venta

  1. Verónica Díaz Aranda Responder

    julio 18, 2018 at 3:17

    me parece interesante la explicación,pero me queda la duda como declaro los servicios exentos si me pagan con tarjetas débito o crédito. Tengo un servicio técnico,vale decir las reparaciones están exentas de iva,pero las ventas no,ya que también vendo accesorios ,como se presenta esa declaración ? Quedo atenta a comentarios gracias.

  2. José A. Concha Leiva Responder

    julio 19, 2018 at 12:41

    Estimada Verónica

    El SII (http://www.sii.cl/portales/ticketporboleta/comercio.htm) indica “El comercio deberá seguir emitiendo las boletas en los siguientes casos… Si el bien o servicio adquirido está exento de IVA…”, por ello en el artículo menciono que “No incluye las ventas exentas de IVA, de modo que si el cliente cancela con tarjeta mediante el terminal de tarjetas, los productos y servicios exentos deben incluirse aparte en una boleta exenta.”

    Sugiero que tu contador te de la respuesta definitiva. Mi opinión es que si la ley dice que los servicios exentos, independiente de la forma de pago, deben ser incluidos en una boleta exenta; entonces la boleta es la que debe incluirse en la declaración.

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