Un dicho conocido desde niños que hace referencia a que en ocasiones elegir las opciones de menor costo no es economía realmente, sino que el aparente ahorro inicial en breve tiempo se va convirtiendo en una inversión total mayor a la esperada, en un retorno de inversión lento o inexistente, o en una carga que consume nuestros recursos y no brinda la solución requerida.
Esto puede ocurrir en la empresa al comprar o contratar productos o servicios de mala calidad, deficientes, que consumen demasiados insumos, que demandan mucho recurso humano, etc. Esperábamos resolver una necesidad que no solo no logramos satisfacer, sino que en el proceso agotamos los medios destinados a ello.
Como fabricante y proveedor de soluciones informáticas sé que su empresa requiere funcionar de forma continua, especialmente las áreas productivas, de atención de clientes, de despacho de mercaderías y otras que son críticas. Que la información que genera y que usa en la gestión diaria y para la toma de decisiones debe ser correcta, significativa y oportuna. Con eso en mente analicemos aspectos claves que debe tener en cuenta al adquirir o contratar un software.
- El software debe tener licencia y contar con soporte mediante medios de contacto efectivos; de esa forma usted y su empresa siempre estarán acompañados.
- El software debe tener documentación que le permita a usted y a su equipo ser autosuficientes para continuar aprendiendo y optimizando su uso.
- El proveedor debe tener una trayectoria comprobable, preferentemente con casos de éxito en empresas similares; así contará con un proveedor experimentado que además lo asesore correctamente.
- El acuerdo debe estar respaldado por un contrato escrito, claro, que defina las obligaciones y requerimientos de las partes, las ventajas que obtendrá su empresa, las funcionalidades que serán implementadas, los costos y plazos.
- Los costos asociados, especificados en el contrato, deben ser exactos y/o debidamente explicados, para evitar los costos ocultos y facilitar una relación transparente.
- Preferentemente el proveedor debe incluir demostraciones, respuestas a consultas, capacitaciones prácticas, apoyo en la puesta en marcha y otros que pueden ser parte del acuerdo estándar o contratados adicionalmente.
- Su información es un activo de gran valor, el proyecto debe incluir medidas de respaldo y recuperación de sus datos, de garantía de funcionamiento, incluyendo facilidades para migrarlos a otras plataformas si usted decide cambiar de proveedor.
Estamos claros, la empresa tiene el derecho y el deber de procurar reducir sus costos, pero siempre dentro de un criterio que garantice la calidad, el funcionamiento continuo y el crecimiento futuro. Considere que un proveedor y producto de mayor costo, si es el adecuado, le permitirá, por ejemplo:
- Autonomía de funcionamiento, incluso si temporalmente no cuenta con internet o conexión con el SII, logrando que continúe atendiendo a sus clientes, despachando mercaderías y operando las áreas productivas.
- Gestión más completa y exacta del inventario, con un ahorro relevante al mantener los stocks dentro de rangos adecuados, tener la capacidad de dar respuesta oportuna a sus clientes, planificar los despachos, evitar pérdidas, robos y otros.
- Integración controlada, natural y productiva de las diferentes áreas de la empresa, facilitando el flujo de trabajo, el control y auditoría, reduciendo tareas repetitivas, concentrando los recursos humanos y otros en las actividades más relevantes para el negocio.
- Facilidad para incorporar personal nuevo, rotarlo en la empresa y evitar dependencias, al utilizar un software estándar que integre de forma inteligente simplicidad, autonomía, productividad y calidad.
- Una relación de largo plazo, en la que todo el tiempo aprovecha al máximo su inversión, que permite y facilita la innovación y transformación que su negocio seguramente requerirá más adelante.
Finalmente, la recomendación es reconocer el rol fundamental que la información y digitalización tienen para el fortalecimiento y crecimiento de su empresa; que proveedores más baratos encontrará siempre, pero aliados estratégicos pocas veces; que no es el costo lo que importa, sino el valor que obtiene.
Lo barato cuesta caro, sabiduría del pasado que aplica perfectamente en el presente y futuro de su negocio, tome hoy la decisión correcta.
